Conozca las fechas para realizar el Autoarchivo de su trabajo de Grado 2026

El Proceso de Biblioteca informa las fechas para realizar el registro y cargue del Trabajo de Grado en el Autoarchivo del repositorio Institucional para el año 2026:

Fecha 1: Apertura: 25 de noviembre 2025 – Finalización: 5 de diciembre 2025.
Fecha 2: Apertura: 21 de enero 2026 – Finalización: 29 de enero 2026.
Fecha 3: Apertura: 2 de marzo 2026 – Finalización: 14 de marzo 2026.
Fecha 4: Apertura: 4 de mayo 2026 – Finalización: 16 de mayo 2026.
Fecha 5: Apertura: 1 de julio 2026 – Finalización: 11 de julio 2026.
Fecha 6: Apertura: 1 de septiembre 2026 – Finalización: 12 de septiembre 2026.
Fecha 7: Apertura: 9 de noviembre 2026 – Finalización: 20 de noviembre 2026.

Tenga en cuenta los siguientes pasos para realizar el AUTOARCHIVO del trabajo de grado en el repositorio Digital institucional:

1. Organización y presentación del trabajo de grado: Lineamientos Biblioteca.

Para la elaboración, revisión y entrega de los documentos solicitados del trabajo de grado tesis e investigaciones a Biblioteca por autoarchivo, se debe tener presente los lineamientos institucionales según lo descrito en la GUA DE PRESENTACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO, TESIS E INVESTIGACIÓN, BIB-GU-003-UDES - https://udes.edu.co/images/micrositios/biblioteca/presentacio%CC%81n-trabajo-de-grado-tesis-e-investigacion-v3.pdf

Los documentos vigentes para organizar el trabajo de grado y ser registrado mediante el autoarchivo se encuentran únicamente disponibles y deben ser consultados a través del micro sitio de biblioteca en la opción Servicios: https://cucuta.udes.edu.co/biblioteca/servicios/documentos

2. Sustentación y aprobaciónpor parte del programa académico. - Para iniciar el proceso de AUTOARCHIVO, el o grupo de estudiantes pertenecientes al trabajo de grado o pasantía, deberán haber realizado la sustentación y ser aprobado, mediante el acta de sustentación emitida por la coordinación o dirección del programa.

3. Entrega de los archivos organizados al director del trabajo de grado: El estudiante o en casos donde sea más de un autor, el grupo debe seleccionar al responsable como autor publicador y este es el encargado de entrega el trabajo de grado, trabajo de investigación o tesis al Director del trabajo de grado, a través de correo electrónico institucional, indicando nombre completo, titulo, programa académico y correo electrónico institucional.

• La entrega debe incluir los siguientes archivos que contengan la siguiente información:
  Un Documento en Word del texto completo del trabajo, el nombre del archivo debe ser el título del trabajo de grado, como aparece en el acta de sustentación, separando cada palabra con guion bajo (_).
• Un Documento en PDF del texto completo del trabajo, el nombre del archivo debe ser el título del trabajo de grado, como aparece en el acta de sustentación, separando cada palabra con guion bajo (_).
• Label diligenciado. (Esta plantilla se encuentra disponible en micrositio de la Biblioteca, diligencie los datos señalados y guarde el archivo en PDF).

El Director del trabajo, debe validar la completitud del trabajo de grado, trabajo de investigación o tesis, teniendo en cuenta la aplicación de aspectos del área de conocimiento y su presentación de acuerdo a la norma de estilo, citación y referenciación aplicable.

4. Revisión de los documentospor parte del director de trabajo de grado o encargado y notificación de aprobación a la dirección o coordinación del programa y estudiante autor publicador. 

Es importante que el documento sea revisado en su totalidad por el director del trabajo de grado, investigación o tesis, para garantizar: la calidad, coherencia, estilo, uso de terminología apropiada, redacción, gramática, ortografía y en general las disposiciones del presente instructivo. La responsabilidad de la calidad del trabajo de grado, trabajo de investigación o tesis, es del director del trabajo y del estudiante que lo elabora.

4.1 Informes de Similitud de texto, y Análisis de IA (Turnitin) 

El director del trabajo de grado, trabajo de investigación o tesis, que orienta ysupervisa el trabajo y su autenticidad, deberá examinar el documento con el software detector de similitud de texto, de los dispuesto por la Universidad.

El porcentaje máximo de citación de otros autores dentro del trabajo de grado, corresponde a un 10%. - En caso que, el documento no cumpla con los requisitos de presentación, elaboración o similitud del texto, se notifica al estudiante para que realice los ajustes e inicia nuevamente ciclo de revisión.

• Archivo en PDF del informe del porcentaje de similitud de texto (igual o inferior al 10%), generado por el software dispuesto por la Universidad.
• Archivo en PDF del informe del porcentaje de texto detectado como IA, generado por turnitin dispuesto por la Universidad.
• Se deben descargar los dos informes disponibles en la plataforma de turnitin de la institución. (No se aceptan de otros perfiles que no sean institucionales).
• Una vez concluida la revisión el Director de trabajo de grado, notifica al estudiante por correo electrónico institucional, la aprobación del trabajo para continuar proceso de entrega a Biblioteca, adjuntando los documentos revisados y anexando los informes de similitud de texto e informe de IA disponibles en TURNITIN.
• El Director de trabajo de grado notifica al Director/Coordinador del programa por correo electrónico institucional, que el estudiante cumplió con los requisitos de presentación y elaboración de trabajo de grado para que realice la solicitud a Biblioteca de la activación digital del usuario publicador.

5. Revisión del trabajo de grado por parte de la dirección o coordinación del programa académico y solicitud a biblioteca de permiso de autor publicador. 

Para dar inicio al registro y obtener permisos de autoarchivo del trabajo de grado, trabajo dirigido u otro documento presentado como opción de grado o artículo de investigación, la dirección o coordinación del programa académico deberá realizar solicitud por la mesa de servicio de biblioteca https://helpdesk.udes.edu.co/bibliot en la opción Usuario Repositorio Institucional Cúcuta señalando:

• Campus
• Programa Académico
• Título del trabajo de Grado
• Nombres y apellidos completos del estudiante o estudiantes, investigador
• Código del estudiante
• Correo electrónico institucional del estudiante o estudiantes, investigador
• Numero de Contacto
• Observaciones, se puede indicar si el trabajo de grado tiene acuerdo de confidencialidad.

Nota: cuando se presenten varios autores, señale con un asterisco en el campo USUARIO PUBLICADOR, cuál integrante será el responsable del autoarchivo para habilitar el permiso correspondiente.

Cabe resaltar que las solicitudes de permiso de autor publicador, se atienden por orden de solicitud, en días hábiles laborales, y en horario administrativo de la biblioteca, y en las fechas programadas para el año 2026.

6. Creación de usaurio en Repositorio Institucional. El responsable del Repositorio Digital Institucional, enviará al correo electrónico institucional del autor publicador los pasos para la Creación de usuario en el repositorio https://repositorio.udes.edu.co/register.

7. Habilitación del Autor Publicador. Cuando de evidencie la creación del perfil de usuario en el repositorio institucional por parte del autor publicador, El responsable del repositorio, informará en máximo 2 días hábiles al correo electrónico institucional de la habilitación para iniciar el registro de los metadatos y carga de los archivos requeridos.

7.1 Diligenciamiento del registro y depósito de los documentos del trabajo de grado por parte del estudiante Autor Publicador. (Tener presente las fechas establecidas). El autor Publicador debe ingresar a https://repositorio.udes.edu.co teniendo en cuenta el usuario y contraseña creadas por el Autor Publicador.

El Autor Publicador deberá diligenciar correctamente los metadatos establecidos en la guía del GUÍA DE AUTOARCHIVO EN REPOSITORIO DIGITAL INSTITUCIONAL
BIB-GU-001-UDES, (https://udes.edu.co/images/micrositios/biblioteca/guia-autoarchivo-repositorio-institucional-v4.pdf) y cargar los siguientes documentos:

El Usuario debe ingresar al repositorio digital institucional con sus credenciales, realizar el registro de los metadatos solicitados y cargar los siguientes documentos:

• Archivo en Word del trabajo de grado completo, nombrado con el título de este (capitalizado, palabras separadas por guion bajo _)
• Archivo en PDF del trabajo de grado completo, nombrado con el título de este (capitalizado, palabras separadas por guion bajo _)
• Label diligenciado en formato PDF. La plantilla para label de trabajo de grado, trabajo dirigido o artículo de investigación como opción de trabajo de grado, se encuentra disponible micrositio de la Biblioteca, diligencie los datos señalados y guarde el archivo en PDF.
• Un archivo en PDF del informe del porcentaje de similitud de texto (igual o inferior al 10%), generado por el software dispuesto por la Universidad.

*Archivo en PDF del informe del porcentaje de texto detectado como IA, generado por turnitin dispuesto por la Universidad.

El Autor publicador debe verificar que el registro y documentos queden bien cargados, y se depositen correctamente.

8. Revisión por lineamientos por Responsable del Repositorio Digital Institucional de Biblioteca (Aceptación o Rechazo) Una vez el autor publicador realiza el envío y depósito del registro de los documentos en el AUTOARCHIVO, el encargado del repositorio institucional de la biblioteca, realizará EN ORDEN DE DEPOSITO, la revisión del cumplimiento de las pautas para la elaboración y presentación de trabajos de grado BIB-IN-002-UDES y la Guía de presentación de trabajos grado, tesis e Investigación BIB-GU-003-UDES de los documentos cargados y emitirá reporte por la plataforma del repositorio y correo electrónico institucional, de aceptación o rechazo, al Autor publicador y al programa académico en el horario administrativo de Biblioteca y no realiza revisiones los fines de semana, ni días festivos.

9. Aceptación o Rechazo del Registro y Cargue de los documentos del Trabjo de grado por Autoarchivo.

Aceptación: el documento cumple con los requisitos para su publicación.

Rechazo: el documento no cumple con los requisitos de estilo para su publicación o presenta documentación incompleta, se conservarán los metadatos y el documento se elimina. El estado de rechazo se notifica al usuario por el aplicativo Repositorio digital institucional y al Director del programa académico mediante correo electrónico, para que se gestionen las respectivas correcciones.

El Director de Programa deberá realizar una nueva solicitud de usuario publicador, para garantizar que las observaciones realizadas fueron tratadas.

• Soporte de evidencias de chequeo: funciona como soporte, el correo que se envía al programa académico respecto al cumplimiento de las pautas (aceptación) o incumplimiento (rechazo para realizar correcciones).

En caso de presentarse RECHAZO, y el autor publicador realicen los ajustes y el deposito nuevamente, esta entrega iniciara en orden y flujo de depósito que al momento se presente.

No se atenderán solicitudes después de la fecha de Cierre.

Si requiere orientación y asesoría comuníquese con la biblioteca, usted podrá solicitar cita de orientación para organización y/o registro de autoarchivo únicamente cuando cuente con el permiso de autor publicador emitido por el repositorio.

Agendamiento de Citas para citas de Asesoría de Autoarchivo https://calendar.app.google/XcXN8WR9uX3z7Les7
Línea Institucional: 6075748717 – Extensión: 4134 Repositorio – 4211.
Biblioteca Udes – Edificio Arhuaco (Segundo Piso).