VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS DE INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES A PROGRAMAS PRESENCIALES
- ¿Cuáles son los tipos de aspirante que considera la Universidad de Santander para pregrado y posgrado?
Los tipos de aspirantes dispuestos por la UDES para pregrado son:
• Nuevo Nacional (Pregrado)
• Movilidad Nacional (Otras Universidades)
• Transferencia Interna (Entre Campus)
• Transferencias Externa (Otras Universidades)
• Nuevo Internacional (Pregrado)
• Movilidad Internacional Presencial (Extranjeros)
• Transferencia Interna (Graduados Udes)
• Nuevo internacional (Técnico Laboral)
• Nuevo nacional Técnico laboral (Técnico Laboral)
Los tipos de aspirantes dispuestos por la UDES para posgrado son:
• Nuevo Nacional (Posgrado)
• Transferencia Interna (Entre Programas)
• Transferencias Externa (Otras Universidades)
• Nuevo Internacional (Posgrado)
• Transferencia Interna (Entre Campus)
• Transferencia Interna (Egresados de posgrados UDES)
- ¿Por qué el aspirante no se encuentra en la opción “revisión de documentos” en el proceso de inscripción?
1. No ha finalizado completamente el formulario de inscripción. Es indispensable que el aspirante ingrese a la opción “Finalizar” para que el sistema registre el proceso como culminado y permita que pase a la etapa de revisión.
2. Tiene una corrección pendiente. Si durante la validación se le realizó alguna observación o ajuste, el aspirante debe: Ingresar nuevamente al sistema, Realizar la modificación solicitada, Volver a dar clic en “Finalizar” para que el proceso quede completo.
- ¿Cómo se cambia el tipo de aspirante y el cambio de programa en el proceso de inscripción?
Para realizar el cambio de tipo de aspirante o cambio de programa dentro del proceso de inscripción en la Universidad de Santander -UDES, la persona interesada debe enviar un correo electrónico a la Oficina de Registro y Control Académico de la sede correspondiente, solicitando formalmente la modificación.
• En el caso de Cúcuta (alternativo)
• En el caso de Valledupar (alternativo):
• O bien, a .co o a , en el caso de Bucaramanga, solicitando la modificación del tipo de aspirante o de cambio de programa.
- ¿A qué correo debe enviar el aspirante de transferencia externa los documentos para el estudio de homologación?
El certificado de buena conducta y el certificado de notas deben ser cargados a través del sistema durante el proceso de inscripción. Los contenidos programáticos deben enviarse al correo institucional de la Oficina de Registro y Control Académico del campus al cual el aspirante está aplicando (Bucaramanga, Cúcuta o Valledupar).
- ¿Cuáles son los requisitos de aspirantes de transferencia externa (Homologación, estudiantes de otras universidades)?
Los requisitos de aspirantes de transferencia externa son:
• Realizar la inscripción en la página de la universidad:
o https://admisiones-buc.udes.edu.co (Bucaramanga)
o https://admisiones-cuc.udes.edu.co (Cúcuta)
o https://admisiones-val.udes.edu.co (Valledupar)
• Acta de grado de bachiller.
• Diploma de bachiller o convalidación de título extranjero en el Ministerio de Educación Nacional.
• Resultado del examen de estado colombiano (Saber 11) o en su defecto prueba equivalente avalada por Ministerio de Educación Nacional.
• Documento de identificación.
• Orden de pago de la inscripción.
El certificado de buena conducta y el certificado de notas deben ser cargados a través del sistema durante el proceso de inscripción. Los contenidos programáticos deben enviarse al correo institucional de la Oficina de Registro y Control Académico del campus al cual el aspirante está aplicando (Bucaramanga, Cúcuta o Valledupar).
- ¿Cómo puedo saber en qué estado me encuentro en el proceso de inscripción?
El aspirante puede consultar el avance de su proceso de inscripción a través de la línea de tiempo disponible en la plataforma. Para ello, debe ingresar con el usuario y la contraseña establecidos durante el registro, según el campus al que aplicó:
Bucaramanga: https://admisiones-buc.udes.edu.co
Cúcuta: https://admisiones-cuc.udes.edu.co
Valledupar: https://admisiones-val.udes.edu.co
Recuerde que el seguimiento se realiza en la plataforma correspondiente al campus de la Universidad de Santander donde realizó su inscripción.
- ¿Se puede realizar inscripción sin contar con las pruebas saber 11?
No. Las Pruebas Saber 11 son un documento obligatorio dentro del proceso de inscripción y admisión en la Universidad de Santander.
- ¿Cómo se hace transferencia de programa académico o entre campus?
El trámite de transferencia (cambio de programa o traslado entre campus) debe realizarse a través de la plataforma Génesis de la Universidad de Santander, siguiendo estos pasos:
Paso a paso:
• Ingresar a Trámites académicos.
• Dar clic en Transferencia.
• Seleccionar el campus.
• Elegir el programa académico.
• Dar clic en Solicitar transferencia.
Una vez realizada la solicitud, el estudiante debe esperar la aprobación por parte del programa académico y de la Oficina de Registro y Control Académico.
Adicionalmente, deberá efectuar la inscripción en la página de admisiones del campus al que desea trasladarse:
Bucaramanga: https://admisiones-buc.udes.edu.co
Cúcuta: https://admisiones-cuc.udes.edu.co
Valledupar: https://admisiones-val.udes.edu.co
- ¿Qué debe hacer un aspirante si al momento de cargar los documentos para la inscripción el sistema no le permite subirlos debido al peso de los archivos?
El peso máximo permitido por documento es de 1 MB y los archivos deben estar en formato PDF para que puedan cargarse correctamente en el sistema.
Si el archivo supera el tamaño establecido, se recomienda utilizar una herramienta en línea para comprimir el documento en formato PDF, asegurándose de que no exceda el límite permitido antes de volver a intentarlo.
En caso de que el inconveniente persista después de verificar el formato y el peso del archivo, el aspirante deberá comunicarse con el subproceso de Mercadeo Institucional para recibir orientación y apoyo en el proceso.
Bucaramanga
Cargo: Coordinador Mercadeo Institucional
Celular: 3214797708
Dirección: Calle 70 # 55-210 Lagos del Cacique, Edificio Chibcha 2 piso
Cúcuta
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Celular: 3142479265 – 3208798667
Dirección: Avenida 4 esquina # 10N - 61 Urbanización El Bosque, Bloque administrativo 2 piso
Valledupar
Cargo: Coordinadora Mercadeo Institucional
Celular: 3105850856 – 3105801095 – 3104297033 – 3122104801
Dirección: Cra. 6 N° 14-27
APERTURA, REGISTRO Y CIERRE DE MATRÍCULA ACADÉMICA Y DE SUS MODIFICACIONES
- ¿Por qué no puedo visualizar el recibo de matrícula?
El recibo de pago puede no visualizarse por las siguientes razones:
• El estudiante se encuentra en estado inactivo.
• No ha realizado el proceso de readmisión.
• Se encuentra en estado PFP.
• El navegador del equipo tiene bloqueada la opción de ventanas emergentes, lo que impide que el recibo se abra correctamente.
Se recomienda verificar cada una de estas situaciones y, en caso de que el inconveniente persista, comunicarse con la dependencia correspondiente para recibir orientación.
- ¿Por qué no aparece la opción matrícula académica?
La opción de matrícula académica puede no estar disponible por las siguientes razones:
• No se encuentra activo el pago financiero.
• No está habilitado el pago de la estampilla pro-cultura (aplica para el campus Cúcuta).
• El estudiante presenta estado pendiente de paz y salvo institucional.
Se recomienda verificar el estado financiero y académico en el sistema. Si el inconveniente persiste, debe comunicarse con la dependencia correspondiente para recibir orientación y poder continuar con el proceso de matrícula.
- ¿Cómo se descarga el recibo de matrícula?
Para descargar el recibo de matrícula, siga los siguientes pasos:
• Ingrese al aplicativo Génesis con su usuario y contraseña.
• En los botones de la página principal, haga clic en la opción “Recibo de matrícula”.
En la ventana que se despliega, ubique en la parte inferior derecha el botón “Descargar” para obtener el recibo en formato digital.
Si presenta inconvenientes durante el proceso, se recomienda verificar que el navegador tenga habilitadas las ventanas emergentes o comunicarse con la dependencia correspondiente para recibir orientación.
- ¿Una vez efectuado el pago de matrícula, ¿cuánto tiempo tengo para realizar la matrícula académica?
El estudiante podrá realizar la matrícula académica dentro del plazo establecido en el calendario académico institucional.
Sin embargo, una vez inicie el proceso en el sistema, contará con un plazo máximo de veinticuatro (24) horas para registrar la totalidad de los cursos.
Tenga en cuenta lo siguiente:
• En caso de presentar inconvenientes (cruce de horario, no disponibilidad de cupos, cambio de jornada), debe comunicarse con su coordinador para gestionar una solución al problema.
• Si el sistema se cierra antes de finalizar el proceso, deberá solicitar ante Registro y Control Académico una prórroga para completar su matrícula.
• En casos de pago extraordinario, extemporáneo o inclusiones, el sistema se habilitará una vez se encuentre registrado el pago financiero. La prórroga será habilitada por la oficina de Crédito y Cartera.
- ¿Por qué cuando el estudiante ha pagado su matrícula no se habilita inmediatamente el sistema para matricular?
La activación del sistema de matrícula académica se realiza una vez se confirma el registro del pago. Es importante tener en cuenta que las entidades bancarias pueden tardar hasta un (1) día hábil en reportar los pagos efectuados a las instituciones. Por esta razón, el estudiante deberá esperar al siguiente día hábil, generalmente en horas de la mañana, para que el pago sea recibido, facturado y posteriormente se generen los reportes necesarios que permiten la habilitación del sistema. Si después de este plazo el sistema no se encuentra activo, se recomienda comunicarse con la dependencia correspondiente para verificar el estado del pago.
- Si no se aprueba una asignatura, ¿se debe cancelar un adicional o en qué afecta esto en el curso del plan de estudios?
El estudiante debe matricular los cursos de su plan de estudios de acuerdo con el orden de prioridades que menciona el reglamento académico estudiantil artículo 55:
1. Los cursos perdidos en el semestre anterior.
2. Los cursos pendientes de cursar y que pertenezcan a niveles anteriores a su nivel de ubicación actual dentro de su plan de estudios.
3. Los demás cursos que figuren en el componente requerido u obligatorio de su programa académico, respetando los prerrequisitos establecidos para cada uno de ellos, según se lo permita el número de créditos autorizados para la matrícula.
4. Los cursos del componente electivo previamente reportados por el director del programa.
5. Las actividades de Bienestar Universitario y los cursos de formación complementaria, establecidos en el acuerdo de aprobación del programa académico.
- ¿Cuánto tiempo tiene el docente para el registro de notas en el sistema Galileo en cada corte?
El docente podrá realizar el registro de notas en el sistema Galileo durante las fechas previamente establecidas en el calendario académico institucional. Una vez ingrese la primera calificación, contará con un plazo máximo de veinticuatro (24) horas para completar el registro y efectuar las modificaciones necesarias. Si transcurrido este tiempo requiere realizar algún cambio, deberá adelantar el proceso de modificación de calificaciones a través del coordinador del programa, quien gestionará la solicitud ante Registro y Control Académico.
- ¿Cuáles son los documentos que se deben adjuntar para las siguientes actividades?
Para la gestión de los siguientes trámites académicos, se deben adjuntar los documentos relacionados a continuación:
• Habilitaciones: nota interna, acta de registro de notas y legalización del pago.
• Validaciones: nota interna, acta de registro de notas y legalización del pago.
• Corrección de notas: nota interna aprobada por Consejo de Facultad o Comité Académico, planilla o correo del docente.
• Cursos intersemestrales: Nota interna del programa académico o Departamento, correo confirmación de pago por Crédito y Cartera.
Se recomienda verificar que la documentación esté completa y debidamente firmada antes de su radicación, con el fin de evitar devoluciones o retrasos en el trámite.
- ¿Qué procedimiento se debe seguir un estudiante cuando se cierra un grupo por escaso número de estudiante o división de grupo?
Cuando se cierra un grupo por bajo número de estudiantes o división del mismo, el estudiante deberá dirigirse a la coordinación de su programa académico, previa verificación de la disponibilidad de cupos en el curso al que desea ser asignado. Una vez finalizado el período de matrícula académica, las coordinaciones de los programas realizan la optimización de los grupos ofertados, verificando que se cumpla con el número mínimo de estudiantes requeridos en cada uno. En caso de que un estudiante quede matriculado en un grupo que deba cerrarse, el coordinador del programa le informará la novedad y acordará su inclusión en otro grupo disponible, con el fin de no afectar su proceso de matrícula académica. Este procedimiento no genera costos adicionales para el estudiante.
- ¿Quiénes pueden realizar matrículas?
El proceso de matrícula puede ser realizado por:
• El estudiante.
• Los Directores y Coordinadores de programas y de Formación Permanente.
• Los funcionarios de Registro y Control Académico.
El responsable de efectuar la matrícula dependerá de la situación académica del estudiante y de las condiciones particulares de su proceso.
- ¿Qué es un crédito académico y cuál es su equivalencia?
Un crédito académico es la unidad de medida del trabajo académico que debe realizar el estudiante para aprender y desarrollar competencias propias del campo científico, disciplinar y profesional del Programa Académico.
Un crédito académico equivale 48 horas semanales de trabajo académico por parte del estudiante, excepto Medicina que son 54 incluidas las horas con acompañamiento del profesor y las horas de trabajo independiente.
- ¿Cuáles son las fechas de inclusión y cancelación de asignaturas?
Las fechas de inclusión y cancelación de asignaturas están establecidas en el Calendario Académico del semestre lectivo de cada campus. Para consultarlas, ingrese a los enlaces correspondientes según su sede:
Campus Bucaramanga: https://udes.edu.co/matriculas-y-notas/calendario-academico
Campus Cúcuta: https://cucuta.udes.edu.co/matriculas-y-notas/calendario-academico
Campus Valledupar: https://valledupar.udes.edu.co/matriculas-y-notas/calendario-academico
- ¿Cómo se hace una solicitud de cambio de salón?
Para solicitar cambio de aula, el programa académico debe enviar la solicitud al correo correspondiente según el campus, con el fin de verificar la disponibilidad durante las 16 semanas del semestre y validar si es posible realizar la reasignación:
Reserva de aulas adicionales (recuperación de clases o parciales)
El Coordinador o Docente puede realizar la solicitud a través del sistema Galileo, teniendo en cuenta las siguientes condiciones:
• El sistema no permite realizar reservas inmediatas.
• Las reservas deben efectuarse con mínimo dos (2) horas de anticipación.
• No es posible realizar la reserva para todo el semestre en una sola solicitud.
• Para continuar realizando reservas, se debe completar previamente la evaluación del servicio.
• Si se requiere un aula específica, la solicitud debe gestionarse previamente ante la coordinación del programa, quien podrá validar la disponibilidad.
Es importante recordar que toda reserva debe contar con la aprobación de la Dirección o Coordinación del Programa.
- ¿Cuántos cursos de informática se puede matricular a la vez?
El estudiante puede matricular hasta dos (2) cursos de informática por semestre, a través de la plataforma Génesis.
- ¿Cuándo se habilitan y con quien puedo consultar los cursos vacacionales?
Los cursos vacacionales se habilitan cada semestre, de acuerdo con la planeación realizada por el programa académico o el departamento que los oferta. La definición de los cursos disponibles y las fechas de programación se realiza previo análisis académico y administrativo; por lo tanto, la información debe consultarse directamente con el programa académico o el departamento correspondiente.
- Cuando un estudiante se encuentra en condicionalidad académica ¿quién apoya el proceso de matrícula académica?
Deberá realizar su proceso de matrícula académica en compañía de la Dirección y/o Coordinación del respectivo Programa Académico.
- ¿Cómo se hace la readmisión al respectivo programa?
El proceso de readmisión se realiza a través de la plataforma Génesis, siguiendo los pasos que se indican a continuación:
Paso a paso:
1. Ingrese a la plataforma Génesis con su usuario y contraseña.
2. Haga clic en la opción “Trámites académicos”.
3. Seleccione “readmisión”.
4. Elija el período académico para el cual aplique la readmisión.
5. Siga las instrucciones del sistema y finalice el proceso.
Se recomienda verificar el estado de la solicitud en la plataforma
Video tutorial proceso de readmisión: https://www.youtube.com/watch?v=u3Iqo-g462Y
Si no le aparece la opción en el sistema Génesis, debe comunicarse únicamente con la Oficina de Registro y Control Académico del campus correspondiente.
- ¿Cuánto tiempo puedo dejar sin estudiar?
Es importante tener en cuenta los plazos establecidos para la readmisión, conforme a lo dispuesto en el Reglamento Académico Estudiantil, Capítulo III – De la Renovación de Matrícula y de la Readmisión, Artículo 73°.
Si perdió la condición reglamentaria de estudiante y desea continuar con su proceso académico sin afectar la continuidad de sus estudios, podrá solicitar la readmisión dentro de los plazos establecidos en el reglamento institucional. Tiene hasta dos (2) años para solicitar readmisión. En este caso, debe someterse al cumplimiento del plan de estudios vigente y a los requisitos exigidos para la titulación en el momento de la readmisión y corresponde al director de programa, en caso de ser necesario, establecer las equivalencias a que hubiere lugar. En caso tal que haya transcurrido un tiempo de cuatro (4) años, debe inscribirse como aspirante nuevo a la Universidad de Santander y tendrá derecho a demostrar suficiencia, mediante un examen de validación, en aquellos cursos que haya aprobado. Excepto en los de prácticas formativas que pertenecen al componente profesional específico y debe cursarlos nuevamente.
- ¿Qué procedimiento debe seguir un estudiante para solicitar créditos adicionales y cómo se verifica el cumplimiento de los requisitos del Reglamento Académico Estudiantil?
El estudiante que desee solicitar la compra de créditos adicionales debe realizar la solicitud ante la Coordinación de su programa académico. El número máximo de créditos adicionales que puede solicitar es de hasta cuatro (4) créditos, dependiendo del número de créditos matriculados en el semestre.
Para que la solicitud sea aprobada, el estudiante debe cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento Académico Estudiantil, entre los cuales se encuentran:
• Tener un promedio académico igual o superior a 3.5.
• Verificar que los cursos que desea matricular como créditos adicionales no presenten cruce de horario con las asignaturas ya matriculadas.
• Contar con la aprobación de la Coordinación del programa académico.
La verificación del cumplimiento de estos requisitos es realizada por la Coordinación del programa, la cual revisa el promedio académico del estudiante en el sistema institucional, valida la disponibilidad de los cursos y confirma que no existan conflictos de horario. Una vez verificada esta información, la Coordinación autoriza o niega la solicitud conforme a lo establecido en el Reglamento Académico Estudiantil.
- ¿Cuál es el número máximo de créditos que puede matricular por semestre?
El número de créditos académicos es determinado automáticamente por el sistema, de acuerdo con el semestre en el que se encuentre ubicado el estudiante. Esta asignación se realiza conforme a la estructura del plan de estudios de cada programa académico, por lo que la cantidad de créditos puede variar según la carrera y el nivel de formación cursado.
GRADOS
- ¿Cómo se realiza la postulación para grado por parte de un estudiante o egresado?
La postulación a grado por parte del estudiante o egresado debe realizarse dentro del período establecido en el calendario académico, a través del sistema SIGA UDES (Génesis), siguiendo estos pasos:
1. Acceder al sistema Génesis del campus al cual se encuentra adscrito:
Bucaramanga: https://genesis-buc.udes.edu.co
Cúcuta: https://genesis-cuc.udes.edu.co
Valledupar: https://genesis-val.udes.edu.co
1. Digitar su usuario y contraseña.
2. Seleccionar el módulo “Solicitud Grado”.
3. Hacer clic en “Postularme a Grado”.
4. Actualizar sus datos si el sistema lo solicita y finalizar el proceso.
La postulación quedará sujeta a revisión por parte de la Oficina de Registro y Control Académico, la cual informará mediante correo electrónico si la solicitud fue aprobada o rechazada, indicando el motivo correspondiente.
Video tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=Q7a2MsRna1E
- ¿Qué debo hacer si me postulé para grado y no pude continuar con los trámites para graduación?
En caso de no haber culminado correctamente el proceso de postulación y desee solicitar nuevamente su postulación, deberá enviar una solicitud formal al correo electrónico correspondiente a su campus, indicando sus datos completos y solicitando la migración a la ceremonia vigente.
- ¿Qué documentos debe aportar el egresado para el procedimiento de grados?
Los documentos que debe adjuntar el egresado para realizar el procedimiento de grado son los siguientes:
• Copia del documento de identificación
• Resultado de la prueba Saber Pro (aplica para programas de pregrado)
Se recomienda que los archivos sean legibles, estén completos y se encuentren cargados en formato PDF.
- ¿Qué paso a seguir debo realizar después de cumplir con los documentos y paz y salvo para grado?
El estudiante debe ingresar a su Génesis y acceder a la opción donde previamente cargó sus documentos. Al final de esta sección se habilitará un botón que le permitirá descargar el recibo de pago de derechos de grado.
Video tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=U9K72d1uJRE
- ¿Qué debo hacer para grado por secretaría?
Para optar por el grado mediante la modalidad por Secretaría General, el estudiante debe enviar una solicitud por escrito dirigida a la Secretaría General, indicando de manera clara y detallada las razones por las cuales desea obtener el título a través de esta modalidad.
De acuerdo con el campus al que pertenezca el estudiante, la solicitud debe enviarse a los siguientes correos institucionales:
- ¿Me pueden extender la fecha para el pago de los Derechos de Grado?
No es posible extender la fecha para el pago de los Derechos de Grado, ya que estas se encuentran establecidas en el calendario académico. El retraso o incumplimiento de los plazos afectará directamente el proceso de entrega del título profesional en la fecha programada para la ceremonia de grado.
- Si no me puedo postular a grado por génesis, ¿qué debo hacer?
Debe enviar un correo electrónico al proceso de Registro y Control del campus al que pertenece, indicando sus datos personales y notificando que no le es posible realizar la postulación, con el fin de que se verifique el motivo y se le brinde la solución correspondiente.
Correos por campus:
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
- ¿Qué constancias se pueden solicitar por el aplicativo Génesis y cuáles directamente en la oficina de Registro y Control Académico?
El estudiante, egresado o graduado puede obtener constancias académicas a través de diferentes medios, según el tipo de documento requerido:
• Génesis: El estudiante puede solicitar de manera digital los siguientes documentos: constancia de estudio y/o médico, cursó y aprobó, certificado de notas, horario de clase por asignatura, certificado histórico de notas, terminación de materias, certificado de buena conducta.
• SIG- Sistema de información de graduados: Este medio aplica únicamente para graduados UDES, permitiendo la solicitud de constancias relacionadas con su condición de graduado.
• Mediante Correo electrónico: Se pueden solicitar constancias que requieren validación especial, firma original o características específicas, tales como: terminación de materias para judicatura, certificado de notas, buena conducta, graduados, solicitud de visas, certificados con firma original, promedio, prácticas, entre otras, certificados con características específicas.
Si presenta alguna inquietud o inconveniente para la descarga, por favor comuníquese con el campus correspondiente.
- ¿Dónde se encuentra inscrita la firma del Secretario General?
Notaría Octava en el caso Bucaramanga, notaria cuarta en el campus de Cúcuta
- ¿Dónde puedo encontrar el paso a paso de solicitud de certificados?
Lo pueden realizar en el micrositio de cada campus, así:
• Bucaramanga: https://udes.edu.co/registro-y-control-academico
• Cúcuta: https://cucuta.udes.edu.co/registro-y-control-academico
• Valledupar: https://valledupar.udes.edu.co/registro-y-control-academico
- ¿Cuánto se demora un certificado?
Tiempo de expedición de certificados
• Certificados solicitados por Génesis: Se habilitan una vez se haya legalizado el pago ante Crédito y Cartera.
• Certificados con firma de la Secretaría General o que requieran autenticación notarial: Tienen un tiempo de expedición de 10 días hábiles.
• Certificados con características específicas: Bucaramanga: 5 días hábiles después de realizada la solicitud. Cúcuta y Valledupar: 3 días hábiles después de realizada la solicitud.
- ¿Qué dependencia es la responsable de activar los pagos de las constancias solicitadas por Génesis?
El subproceso de Crédito y Cartera es el encargado de activar los pagos correspondientes a las constancias solicitadas a través del aplicativo Génesis.
REGISTRO DE CALIFICACIONES
- ¿Cómo calcular el promedio del semestre?
Para calcular el promedio de un semestre académico se sigue el siguiente procedimiento:
1. Multiplicar el número de créditos académicos de cada curso matriculado por la calificación obtenida en dicho curso.
2. Sumar todos los resultados obtenidos de estas multiplicaciones.
3. Dividir la suma total por el número total de créditos académicos matriculados en el semestre.
El proceso se explica en la siguiente imagen:
- ¿Cómo se realiza la cancelación de cursos?
1. Ingresar a la plataforma según su sede:
• Bucaramanga: https://genesis-buc.udes.edu.co
• Cúcuta: https://genesis-cuc.udes.edu.co
• Valledupar: https://genesis-val.udes.edu.co
2. Seleccionar el curso a cancelar. Busque el curso que desea cancelar y haga clic en el botón rojo “Cancelar”.
3. Confirmar la cancelación. El sistema enviará un código de seguridad al correo electrónico registrado. Ingrese el código recibido. Si los caracteres coinciden, el sistema validará la operación y realizará la cancelación del curso seleccionado.
Importante:
• No debe tener deudas pendientes de paz y salvo, de lo contrario no podrá cancelar cursos.
• La cancelación de cursos de estudiantes en condicionalidad académica debe realizarse con el coordinador del programa.
• Este procedimiento no aplica para la cancelación de semestre completo. Allí debe revisar el curso a cancelar y dar clic en el botón rojo "Cancelar”.
Video tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=XHgg_rbKmEk
- ¿Cómo se realiza la cancelación de semestre?
El proceso se realiza a través de la plataforma Génesis, según el campus correspondiente:
• Bucaramanga: https://genesis-buc.udes.edu.co/#/
• Cúcuta: https://genesis-cuc.udes.edu.co/#/
• Valledupar: https://genesis-val.udes.edu.co/#/
Paso a paso:
1. Ingrese a la plataforma Génesis con su usuario y contraseña.
2. Haga clic en la opción “Trámites académicos”.
3. Seleccione “Cancelación de semestre”.
4. Siga las instrucciones del sistema y finalice el proceso.
Se recomienda verificar el estado de la solicitud directamente en la plataforma. Se recomienda verificar el estado de la solicitud en la plataforma
Video tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=U_MGpQ9ot10
Tener en cuenta:
• La cancelación del semestre debe realizarse dentro de las fechas establecidas en el calendario académico.
• No debe tener deudas pendientes de paz y salvo, de lo contrario no podrá cancelar el semestre.
- ¿Por qué las fechas de cancelaciones de cursos no van hasta el último día de clases?
Las fechas de cancelación de cursos NO se extienden hasta el último día de clases. Estas se publican en el calendario académico y se programan siempre después del segundo corte, garantizando tiempo suficiente para la gestión administrativa y académica de los cursos.
- ¿Cuánto tiempo se demoran en procesar las notas reportadas ante Registro y Control?
Se procesan en un plazo de tres (3) días hábiles después de su ingreso por los programas o departamentos académicos.
- ¿Por qué no me aparecen créditos en un curso vacacional o electivas o de línea en mi polígrafo?
La materia no está asociada a su plan de estudios; debe comunicarse con su Programa Académico para solucionar esta situación.
- ¿Qué calificación se debe tener para presentar una habilitación?
La calificación definitiva debe ser inferior a 3.0 e igual o superior a 2.5 para poder presentar la habilitación.
- ¿Qué porcentaje equivale la habilitación para una asignatura?
La habilitación tendrá un valor del cincuenta por ciento (50%) de la calificación definitiva y el cincuenta por ciento (50%) restante será la calificación correspondiente a la obtenida durante el período académico.
- ¿Para qué tipo de cursos o asignaturas se puede presentar una habilitación?
Solo se puede presentar habilitación en cursos teóricos que no tengan componente práctico.
• Los cursos de prácticas formativas y trabajo de grado no son habilitables.
• La habilitación debe abarcar la totalidad de los temas del curso regular y su control corresponde al director del programa.
- ¿En qué fechas se emiten los polígrafos a estudiantes de práctica?
Las fechas para la generación de polígrafos se publican en el calendario académico de cada periodo. Una vez finalizado el semestre, los polígrafos se actualizan continuamente según los reportes de calificaciones enviados por los programas académicos.
- Si un Docente no ha registrado notas en Génesis, ¿a dónde puede dirigirse el estudiante?
El estudiante debe comunicarse con el director de su programa académico para este tipo de inquietudes.
- ¿Cuál es el proceso a seguir para solicitar permiso para presentar un supletorio? ¿En qué casos aplica?
El estudiante debe notificar al programa académico, para que este valide la solicitud y decida su aprobación o rechazo.
Casos en los que aplica:
• Incapacidad médica certificada.
• Calamidad doméstica comprobada.
• Eventos de fuerza mayor demostrados.
Nota: Si la incapacidad supera el 20% del tiempo total del período académico, el estudiante deberá cancelar el/los curso(s) correspondiente(s).
VERIFICACIÓN DEL REGISTRO DE HOMOLOGACIÓN DE CURSOS
- ¿Por qué tengo un pendiente de homologación si ya firmé mis Documentos en el programa académico?
El programa académico debe enviar los documentos a Registro y Control Académico para su revisión y custodia. Este es solo un paso del proceso; la matrícula se actualiza a los cursos reales únicamente después de la aprobación completa de los cursos homologados.
- ¿Si soy estudiante de homologación por qué no puedo hacer la matrícula?
• El responsable de la matrícula es el Director o Coordinador del programa.
• Sus cursos aún no han sido revisados y aprobados por la oficina de Registro y Control.
• Está fuera de las fechas de matrícula, por lo que se requiere una apertura extemporánea del sistema.
- ¿Qué proceso se debe realizar para ingresar a la Universidad por homologación externa?
Pasos a seguir:
1. Ingresar al enlace de la sede donde desea inscribirse:
• Bucaramanga: https://admisiones-buc.udes.edu.co
• Cúcuta: https://admisiones-cuc.udes.edu.co
• Valledupar: https://admisiones-val.udes.edu.co
2. Realizar la inscripción en el programa de su preferencia.
3. El sistema le indicará los documentos que debe cargar para iniciar el estudio de homologación, y podrá continuar los trámites con el apoyo de la dirección o coordinación del programa. Algunos de estos documentos son:
• Acta de grado de bachiller.
• Diploma de bachiller o convalidación de título extranjero emitida por el Ministerio de Educación Nacional.
• Resultado del examen de Estado colombiano (Saber 11) o, en su defecto, prueba equivalente avalada por el Ministerio de Educación Nacional.
• Documento de identificación.
• Recibo de pago de la inscripción.
• Certificados originales de calificaciones expedidos por la universidad de procedencia.
• Certificado de antecedentes disciplinarios.
• Contenidos programáticos (pueden presentarse en formato digital a la coordinación del programa).
• Pago de homologaciones, en caso de que aplique.
- ¿Se puede realizar homologación para el programa de Medicina, que se esté cursando en otra Universidad?
No. El aspirante debe inscribirse como estudiante nuevo nacional en la Universidad.
- ¿Cuántas asignaturas se pueden homologar?
El máximo número de créditos académicos homologados a un estudiante de transferencia externa será del cuarenta por ciento (40%) del total de créditos académicos del programa para el cual fue admitido. El máximo número de créditos académicos homologados a un estudiante de la Universidad de Santander que cambia de programa será del cincuenta (50%) del total de créditos académicos del programa para el cual fue admitido. El máximo número de créditos académicos homologados a un graduado de la Universidad de Santander que quiere cursar un programa afín a su profesión, será del sesenta (60%) del total de créditos académicos del programa para el cual fue admitido.
OTRAS
- ¿Qué documentos se deben aportar para solicitar la modificación de nombres o apellidos por parte de un estudiante de la universidad?
Para la actualización de nombres o apellidos, se deben aportar los siguientes documentos:
• Diploma y acta de bachiller originales con el nuevo nombre o apellido.
• Registro civil actualizado.
• Resultado del examen Saber 11 actualizado con los nuevos nombres o apellidos.
• Documento de identidad actualizado.
• Escritura pública notariada.
- ¿Qué entidades están encargadas de expedir la tarjeta profesional?
La tarjeta profesional es un trámite personal del estudiante; la Universidad no gestiona ni expide este documento.
- ¿Qué dependencia es la responsable de expedir los contenidos programáticos?
Los contenidos programáticos son expedidos por la dirección o coordinación académica correspondiente.
- ¿Qué pasos se deben seguir para pago de contenidos programáticos?
Descargar el recibo de pago desde la página institucional, en la sección “Otros pagos”.
Enlace: https://pazysalvos.udes.edu.co/PecuniariosPagos.aspx
• En Categoría, seleccionar “Facultad”.
• En Servicio, elegir “Contenido programático” y seleccionar la cantidad de materias.
• Realizar el pago correspondiente.
• Presentar el recibo de pago en la secretaría del programa académico.
- ¿Cómo reestablecer contraseña del sistema de gestión académica (SIGA-UDES)?
Para restablecer la contraseña en el sistema de gestión académica (SIGA-UDES), siga los pasos según su perfil y campus:
• Estudiantes (aplicativo Génesis):
• Bucaramanga: https://genesis-buc.udes.edu.co
• Cúcuta: https://genesis-cuc.udes.edu.co
• Valledupar: https://genesis-val.udes.edu.co
• Docentes (aplicativo Galileo):
• Bucaramanga: https://galileo-buc.udes.edu.co
• Cúcuta: https://galileo-cuc.udes.edu.co
• Valledupar: https://galileo-val.udes.edu.co
• Administrativos (aplicativo Master):
• Bucaramanga: https://master-buc.udes.edu.co
• Cúcuta: https://master-cuc.udes.edu.co
• Valledupar: https://master-val.udes.edu.co
Video tutorial para cambio de clave:
• Aplicativo Master: https://instructivos.udes.edu.co/v2/index.php/search_by/master/1/4
• Aplicativo Galileo: https://instructivos.udes.edu.co/v2/index.php/search/galileo/1
• Aplicativo Génesis: https://instructivos.udes.edu.co/v2/index.php/search/genesis/1
- ¿Por qué se demoran mis solicitudes o me responde con preguntas sobre mi información de estudiante?
Las solicitudes pueden tardar o generar preguntas adicionales sobre su información porque Registro y Control protege los datos personales y académicos del estudiante, y utiliza estos datos como parámetros de seguridad para facilitar y asegurar la correcta gestión de todos los trámites académicos.
- ¿Cuál sería la forma más segura de recibir información?
La forma más segura y efectiva de recibir información es proporcionando los datos básicos:
• Nombre y código del estudiante
• Sede y programa académico
• Información de los cursos involucrados, incluyendo código, nombre y letra de los grupos
• Un breve párrafo explicando la novedad o situación presentada
De esta manera, el trámite será más ágil y preciso, garantizando la correcta atención de la solicitud.
- ¿Qué dependencia es la encargada de hacer el registro de diplomas y actas ante el Ministerio de Educación y entidades encargadas de expedir la tarjeta profesional?
La oficina de Secretaría General es la dependencia encargada de registrar los diplomas y actas de grado ante el Ministerio de Educación Nacional.
- ¿Por qué se pide información personal cuando se realiza una solicitud?
Se solicita información personal para verificar la identidad del estudiante y asegurarse de que sea el titular de los datos, cumpliendo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
- ¿Qué trámites se pueden realizar ante la oficina de Registro y Control Académico para Ecopetrol?
Los documentos deben enviarse por correo electrónico según el campus en que se encuentre registrado:
1. Legalización Enviar: Recibo de pago del certificado. Recibo de pago del semestre cancelado.
2. Anticipo: Enviar: Recibo de pago del certificado, indicando que desea solicitar el anticipo ante Ecopetrol.
3. Pago directo: Enviar: Recibo de pago del certificado. Pantallazo o evidencia de que se acogió al nuevo decreto (aplica para estudiantes que inician el trámite por primera vez).
Tiempo de respuesta: 48 horas por parte de Registro y Control Académico.
- ¿Cuántas horas se deben cumplir con cursos de bienestar institucional durante el estudio del programa académico en el cual se está inscrito?
Según el artículo 22 del Reglamento Académico, todo estudiante de pregrado en la Universidad de Santander debe matricular y aprobar un número mínimo de horas de Bienestar Universitario, como requisito para obtener el título profesional.
• Programas profesionales: 140 horas de cursos de Bienestar Institucional.
• Programas de Tecnologías: 84 horas de cursos de Bienestar Institucional.
La mayoría de los cursos tienen 28 horas semestrales, aunque algunos cursos de Selección o Representativos pueden tener más horas por semestre. Estas actividades deben realizarse de acuerdo con el Reglamento de Bienestar Universitario y lo establecido por cada programa académico.
- ¿Cómo es el nuevo código de estudiante?
Para la nueva digitalización, el código estudiantil se construye de la siguiente manera:
1. Agregar los dos primeros dígitos según el campus:
• 01: Bucaramanga
• 02: Cúcuta
• 03: Valledupar
2. Después de los cuatro primeros dígitos del código se debe agregar un cero (0)
3. Continuar con el código original del estudiante.
Ejemplo: Código Antiguo: 15102011 Campus: Bucaramanga (01) Nuevo código: 01150102011
- ¿Por qué no se activan la totalidad de los módulos para los coordinadores de los programas en Master Web?
Algunos módulos en Master Web son exclusivos de determinados subprocesos y procesos. Para acceder a estos módulos, se debe enviar la solicitud a Registro y Control Académico, quien analizará la petición y otorgará el acceso correspondiente.
- ¿Dónde se puede actualizar la información personal de un estudiante?
Los datos personales se pueden actualizar mediante las siguientes opciones:
• Acercándose a la oficina de Registro y Control Académico del campus donde estudia.
• Enviando un correo electrónico con la información a actualizar.
• Presentando el documento de identificación o enviando una copia del mismo junto con la información a actualizar.
Los correos para actualizar datos personales según el campus son:
Bucaramanga: / con copia al Coordinador:
Valledupar: con copia al Coordinador: /
El tiempo de respuesta por parte de Registro y Control Académico es de 24 horas.
